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¿Cuánto pesa su organización?

¡Ponga a dieta sus procesos!

Cuenta el arquitecto británico Norman Foster que, al momento de presentar una propuesta de diseño para un edificio, el visionario arquitecto Buckminster Fuller le preguntó: ¿Señor Foster cuánto pesa su edificio? Dice Foster -quien quizás sea el arquitecto moderno más reconocido del mundo- que la respuesta a esa pregunta se convirtió en una suerte de obsesión para él, constituyendo desde ese momento una de las directrices maestras que guiarían su trabajo de diseño de estructuras.

Y es que la densidad -relación peso volumen- de los edificios tiene implicaciones económicas que resultan determinantes en cualquier obra. Más aún en las grandes construcciones, como las que diseña Mr. Foster (aeropuerto de Pekín, torre Gherkin de Londres, Plaza Hermitage de París…)

Este principio-guía que resulta útil para el diseño de edificaciones también podría ayudarnos en el diseño de nuestras organizaciones. ¿De qué forma?

El peso o inercia de una organización determina su velocidad para vérselas con los cambios del entorno. ¡Obvio! A más pesada una organización, menos ágil; a más liviana, más rápida.

Pero ¿cuáles son los factores que determinan la gravedad específica de una organización?

Si relacionamos el peso de una organización con su capacidad de respuesta, veremos que existen varios elementos que lo ponen de manifiesto, como por ejemplo:

  • La distancia que existe entre el sitio en el que se originan los problemas o situaciones de trabajo y el sitio en el que se resuelven
  • El tiempo que transcurre desde el momento en que aflora una idea, hasta el momento en el que es ejecutada
  • El porcentaje del tiempo en la agenda de los ejecutivos dedicado a solucionar imprevistos, versus el tiempo empleado en las actividades planificadas (estratégicas)
  • El número de pasos o cargos que deben implicarse en una autorización o aprobación
  • La cantidad de veces que los clientes se dirigen a la organización para formular quejas o reclamaciones, versus las veces que la organización va a los clientes a encuestarles para determinar qué tan satisfechos se encuentran con los productos y servicios que se ofertan
  • Los esfuerzos que una organización invierte en generar indicadores para medir su desempeño (KPI), versus los esfuerzos que pone en analizarlos y tomar decisiones a partir de ellos
  • El tiempo que transcurre desde que finaliza un período económico (semana, mes, año), hasta que se dispone de información financiera que permita su evaluación y las acciones consiguientes
  • El número de trabajos que llegan a realizarse, versus el número de trabajos que han sido comprometidos
  • La cantidad de veces que la organización reacciona ante los cambios en las leyes o los movimientos de la competencia, versus la cantidad de iniciativas en las que es la propia organización la que induce esos cambios

Realice una encuesta entre sus colaboradores, colocando estos puntos en forma de preguntas y pidiéndoles que califiquen la actuación de su organización en una escala del 1 al 5, en la que 5 corresponde a lo más pesado y 1 a la más liviano o ágil.

Solicíteles también que califiquen el comportamiento de su mayor competidor -asegúrese de que no lo subvaloren- o de una empresa modelo y compare luego ambos resultados.

Las brechas o gaps que consiga identificar a través de la encuesta le señalarán en qué parte su organización está acumulando grasa y sobre peso.

El paso siguiente consistirá en “poner a régimen” el departamento o proceso afectado para que “queme grasa y reduzca sus medidas”, mediante un proceso de reingeniería o de mejora continua.

¡Ah!, y algo muy importante: mantenga siempre a mano una balanza -indicadores de gestión- para comprobar objetivamente la evolución del peso.

Tenga presente que el sobrepeso constituye un conocido factor de riesgo en las organizaciones y a veces solo se pone en evidencia cuando es preciso correr, andar de prisa o moverse con agilidad; cuando los cambios del entorno así lo demandan.

Recuerde que ser un peso completo y estar en el ranking de las grandes empresas no implica necesariamente que su empresa deba ser lenta. Decían de Muhammad Ali -en sus buenos tiempos- que “flotaba como una mariposa y picaba como una abeja”. Seguro que entonces lograba mantenerse en su peso.

Para descargar este artículo en PDF haga clic en el siguiente enlace Artículo 43 Blog.

Vladimir Gómez Carpio
Consultor en procesos de transformación personal y organizativa
www.trinodus.com

Copyright (c) 2014 Vladimir Gómez Carpio

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