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Reuniones que desunen

“Invitando a Cosmos, Cronos y Caos a nuestras juntas o reuniones”.

La reunión fue convocada con cierta antelación, pero el material de estudio no llegó a tiempo. Aunque se fijó una hora de inicio, no se hizo lo propio con la hora de término. La gente fue llegando con cierto retraso al lugar de reunión, apelando a las excusas de siempre. Además, se dio por sentado que todos sabían cómo comportarse durante la junta.

Estas son algunas de las dificultades que con frecuencia preludian el desarrollo de una reunión de trabajo en muchas organizaciones.

Después, al comenzar, el grupo va directo a los puntos nuevos, dejándose de lado los temas que quedaron abiertos de la reunión anterior.

Durante las discusiones, más de una vez la gente se va por las ramas en sus disertaciones, cambiándose incluso de árbol y hasta de montaña; sin que haya quien les haga regresar al tema sobre el tapete.

Y los ánimos se van caldeando debido a los debates no controlados. Al final, se aceptan a regañadientes unas decisiones malamente acordadas.

Posteriormente, las actas o minutas, que deberían servir de registro de las acciones comprometidas, son en realidad sosos relatos de las conversaciones sostenidas, sin conclusiones, responsables, ni fechas. Y debido al bajo nivel de compromiso generado y a la falta de seguimiento a los acuerdos logrados, muchas de las acciones se quedan en el papel.

Estas escenas se repiten diariamente a lo largo y ancho del orbe, para infortunio de cientos de miles de ejecutivos y empleados, y en menoscabo de la productividad grupal.

¿Será que los dioses pudieren bajar a ayudarnos durante nuestras reuniones de trabajo?

Si invitáramos a Cosmos, éste dios podría aportarnos algo de orden: Asignando prioridades a los temas, distinguiendo los puntos informativos de aquellos que demandan decisiones, regulando el derecho de palabra, designando un moderador en cada reunión, comunicando las reglas del evento y publicando actas simples pero poderosas; de esas que invitan a la acción.

Cronos, el dios del tiempo, velaría no solo por la puntualidad a la hora de comenzar y de terminar, sino por asignar un tiempo a cada tema en la agenda. Y se aseguraría de que no nos excediéramos del tiempo asignado a cada uno. También computaría los lapsos improductivos para buscar cómo reducirlos.

Caos fomentaría el disenso constructivo. Generaría espacios abiertos para el cuestionamiento de las propuestas, la expresión de la creatividad y el surgimiento de las nuevas ideas. Retaría la validez de los planteamientos, buscaría romper las estructuras y provocaría al grupo para que “pensara fuera del caja”; estimularía el pensamiento lateral.

Los dioses bien pudieran ayudarnos a sostener reuniones más productivas y creativas, pero nosotros también podemos hacerlo, si nos proponemos considerar las reuniones de trabajo como compartimentos estancos de nuestra vida organizativa; espacios de comunicación diferenciados, que demandan un comportamiento particular y sí evaluáramos los resultados alcanzados al final de cada una de ellas.

Vladimir Gómez Carpio
Consultor en procesos de transformación personal y organizativa
www.trinodus.com

Copyright (c) 2014 Vladimir Gómez Carpio

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