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Rutinas que aseguran buenos resultados

“Previniendo la amnesia corporativa”.

La gigantesca excavadora mecánica va perforando la roca con sus taladros con punta de diamante y a su paso va dejando el inmenso agujero junto a montones de piedra y escombros.

Pero la maquinaria detrás de la excavadora es una verdadera industria portátil, ya que a la vez que reduce y transporta los escombros hacia atrás, va tapizando de cemento y metal el gran orificio recién creado. De esa forma, no sólo abre el camino para la circulación del tren, sino que consolida también la cavidad del túnel para las siguientes actividades, las cuales permitirán el desplazamiento de los pasajeros y las mercancías a bordo del tren.

La moderna ingeniería de perforación de túneles ha previsto manejar con eficiencia los trabajos subsiguientes al taladrado, de manera que ya no queden huecos y escombros al paso de las excavadoras, sino túneles bien acabados, listos para la construcción de las vías del tren.

Algo similar ocurre en las organizaciones cuando dan inicio a nuevas maneras de proceder, cuando, producto del análisis y la realización de decisiones, acuerdan cursos de acción para acometer determinados tipos de situaciones.

En la gestión diaria de las organizaciones se presentan dos tipos distintos de decisiones, las repetitivas y las no repetitivas.

Las primeras, se caracterizan porque:

  • Podrían volver a suceder
  • Su solución no variará
  • Conviene documentarlas

Las segundas, las no repetitivas, tienen características que las hace singulares, únicas, por lo que, de volver a surgir una situación similar, es probable que demanden una solución bastante diferente.

La mayor parte de las decisiones que confrontan a diario los ejecutivos de todo el orbe son de tipo repetitivo, con solo pequeñas variaciones entre ellas, no obstante, muchos gerentes no se han tomado la molestia de registrar la manera correcta de proceder ante las situaciones repetitivas, por lo que pasan buena parte de su tiempo “decidiendo lo mismo”.

La amnesia no es una afección exclusiva de las personas, sino que se presenta también en las organizaciones.

Las organizaciones amnésicas no guardan en su memoria las maneras estructuradas de proceder (manuales de políticas y procedimientos) ante las decisiones repetitivas. Esto conlleva un gasto de energía innecesario, desmerece la función de los gerentes y retrasa la realización de las decisiones.

De forma que ante la próxima situación-problema que se le presente, hágase la siguiente pregunta:

¿Es probable que una situación similar a esta pueda volver a presentarse?

Si la respuesta es positiva, dispóngase a escribir la política, norma o procedimiento que regule la manera de proceder. Con ello estará contribuyendo a la buena memoria de su organización y a proteger su tiempo ejecutivo, el cual, seguramente podrá darle un mejor uso.

Los resultados que alcanza una organización son en gran medida producto de la cantidad de protocolos o procedimientos de trabajo que se cumplen de forma rutinaria, tales como: comprar, vender, fabricar, almacenaje, etc. Tener documentados estos protocolos es un camino hacia el aseguramiento de los procesos y hacia la expansión sistemática de las organizaciones.

Vladimir Gómez Carpio
Consultor en procesos de transformación personal y organizativa
www.trinodus.com

Copyright (c) 2014 Vladimir Gómez Carpio

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