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Los milagros del budget

“Poniendo un piso a las ventas y un techo a los gastos”.

No puedo pensar en una decisión más trascendental en la vida de una PYME, que la de establecer un presupuesto -o budget– anual para regir su gestión económica.

El pequeño emprendedor, generalmente inicia su empresa animado por una gran intuición, dotado de un cierto capital y cargado con una buena dosis de resiliencia. Y aunque durante el proceso de dar vida a su proyecto, haya preparado un plan de negocio (business plan) para proyectar los ingresos, los costes y los gastos, es frecuente que una vez sumido en el fragor de la batalla -por hacerse un sitio en el mercado- ponga de lado dicho plan y se dejé absorber por el día a día.

Pero cuando al final de un ejercicio económico el empresario hace un alto en el camino y se pone a realizar algunas reflexiones y cálculos para apostar por un budget, comienza a ocurrir lo que yo llamo un milagro. Ocurre que los esfuerzos del grupo de alinean con los objetivos de ventas y la gestión administrativa se enfoca en regular los costes y los gastos. Como consecuencia de ello, se alcanzan los resultados esperados.

Un budget es a fin de cuentas, una promesa hecha a los accionistas. La promesa de que devengarán ciertos beneficios a cambio del capital y de los esfuerzos invertidos. Y como toda promesa, está ha de ser cumplida.

 ¿Cómo formular un budget y cumplirlo?

He aquí algunas recomendaciones para instaurar el control presupuestario en su empresa:

  1.  Proyecte las ventas del período a presupuestar basado en los datos históricos, en los esfuerzos de marketing por realizar y en la introducción de los nuevos productos.
  2. Haga dos escenarios de ventas uno optimista y otro pesimista. Si usted es un líder y está motivado apuéstele al optimista; si se siente algo intimidado por la situación económica, al pesimista.
  3. Proyecte sus costes previendo una cierta inflación en los precios de sus proveedores.
  4. Asigne los diferentes gastos por centro de costes o de beneficios (producción, logística, ventas, marketing, administración, calidad).
  5. Apruebe formalmente el budget antes de dar inicio a un nuevo ejercicio económico y asegúrese de divulgarlo entre todas aquellas personas implicadas en su ejecución.
  6. Obtenga los estados financieros de la empresa en un máximo de cinco días hábiles después del cierre del mes. No acepte las excusas de su administrador o de su contador de que eso no se puede lograr.
  7. Evalúe los resultados financieros con su equipo todos los meses y resuelva las variaciones negativas en las ventas y las positivas en los costes y gastos.
  8. Lleve un forecast o pronóstico de ventas ajustado a la realidad junto al budget de ventas -que es fijo. Pero no permita que el forecast esté por debajo del budget.
  9. Sólo en casos realmente excepcionales ajuste el budget y, en dicho caso, asegúrese de hacerlo saber a todo el personal implicado en su cumplimiento.
  10. Célebre sus éxitos. No pase por alto el hecho de lograr los resultados deseados. De esta forma estará reforzando el comportamiento exitoso en su grupo de trabajo.

Las empresas que guían su gestión por un budget revisan los resultados financieros cada mes y no sólo al momento de hacer la declaración del IVA o la del impuesto sobre la renta (impuesto de sociedades).

Para ellas la contabilidad no es una suerte de mal necesario, ni tan sólo una obligación formal, sino la brújula que les guiará en su camino hacia el éxito. Un éxito que se define por el logro de las metas trazadas.

Para descargar este artículo en PDF haga clic en el siguiente enlace Art. 54 Blog

Vladimir Gómez Carpio
Consultor en procesos de transformación personal y organizativa
www.trinodus.com

Copyright (c) 2014 Vladimir Gómez Carpio

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