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Que las acciones acompañen la palabra.

“Compromiso y seguimiento en las organizaciones”.

Las reuniones o juntas de trabajo constituyen uno de esos espacios de comunicación dentro de las organizaciones en los cuales resulta de lo más fácil comprometerse con actividades y tareas que no siempre llegarán a ejecutarse.

La razón detrás de esta anomalía es de carácter dual:

  • por un lado, es frecuente que las personas suscriban sus compromisos de forma un tanto ligera, irresponsable, y por otro,
  • la gente da por sentado que los acuerdos realizados durante las reuniones llegarán a cumplirse porque sí, omitiendo el pequeño detalle de verificar que así sea.

Para establecer compromisos de manera responsable, en cuanto a plazos, deberíamos como mínimo completar los siguientes pasos:

  1. Estimar el tiempo que nos tomará realizar la tarea o actividad en cuestión.
  2. Revisar con qué otras tareas nos hemos comprometido previamente.
  3. Resolver los eventuales conflictos que pudieran surgir entre 1 y 2, a la luz de nuestras prioridades presentes y futuras.

Solo entonces podremos comprometernos de manera responsable con los plazos.

Una práctica saludable a llevar a cabo en las actas de las juntas o reuniones de trabajo, es la de dejar un lapso de 24 horas después de cada reunión, para que los participantes ratifiquen las fechas que han ofrecido durante la junta. Esto les dará la oportunidad de realizar los tres pasos descritos anteriormente.

Además, toda organización debería dotarse de un mecanismo que le permitiera comprobar que los acuerdos suscritos en las reuniones han sido honrados. De lo contrario, estarían favoreciendo la promesa ligera, sin fundamento.

Una forma eficaz de hacer seguimiento consiste en comenzar cada nueva reunión verificando el cumplimiento de los acuerdos suscritos en anteriores reuniones y publicando cada cierto tiempo indicadores con el grado de cumplimiento (responsabilidad) de cada miembro del equipo.

Cuando un grupo de trabajo honra su palabra y el seguimiento se vuelve parte de su cultura laboral, las organizaciones avanzan a un ritmo envidiable pues las actividades se cumplen y se logran los objetivos trazados.

Vladimir Gómez Carpio
Consultor en procesos de transformación personal y organizativa
www.trinodus.com

Copyright (c) 2015 Vladimir Gómez Carpio

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